¿Autónomo o sociedad limitada? Cómo elegir y cuándo dar el saltoSole trader or limited company? How to choose and when to make the switch

Es una de las preguntas que más nos hacen: ¿me doy de alta como autónomo o monto una S.L.? No hay una respuesta buena para todo el mundo, pero sí hay criterios claros para decidir.It is one of the questions we are asked most often: should I register as a sole trader or set up an S.L.? There is no answer that suits everyone, but there are clear criteria for deciding.

La diferencia de fondo es sencilla. Como autónomo eres tú, persona física, quien ejerce la actividad: facturas a tu nombre y tributas por tu beneficio en el IRPF. Con una sociedad limitada creas una persona jurídica distinta de ti: la empresa factura, tiene su propio patrimonio y tributa por su beneficio en el Impuesto sobre Sociedades.The underlying difference is simple. As a sole trader, it is you, as an individual, who carries on the business: you invoice in your own name and pay personal income tax on your profit. With a limited company you create a legal entity separate from yourself: the company invoices, has its own assets and pays Corporate Tax on its profit.

De esa diferencia nacen todas las demás: quién responde de las deudas, cuántos impuestos pagas, cuánto cuesta mantener la estructura y cómo sacas el dinero del negocio.Every other difference stems from that one: who is liable for the debts, how much tax you pay, how much the structure costs to maintain and how you take money out of the business.

Las cuatro diferencias que de verdad decidenThe four differences that really decide it

1. De qué respondes si algo sale mal1. What you are liable for if something goes wrong

Es la diferencia más importante y la que más se pasa por alto.This is the most important difference and the one most often overlooked.

El autónomo responde de las deudas de su actividad con todo su patrimonio presente y futuro: la casa, el coche, los ahorros. Existe la figura del Emprendedor de Responsabilidad Limitada, que permite proteger la vivienda habitual con requisitos y límites, pero es una protección parcial.A sole trader is liable for the debts of their business with all their present and future assets: the house, the car, the savings. The Limited Liability Entrepreneur scheme allows the main home to be protected, subject to requirements and limits, but the protection is only partial.

En una sociedad limitada, quien responde de las deudas es la sociedad, con su propio patrimonio. Los socios arriesgan, en principio, lo que han aportado. Ojo: esa barrera no es absoluta. El administrador puede responder con su patrimonio si incumple sus deberes legales, y muchos bancos exigen avales personales al financiar a una empresa pequeña, lo que en la práctica devuelve el riesgo al socio.In a limited company, the party liable for the debts is the company, with its own assets. In principle, shareholders risk only what they have contributed. But be careful: that barrier is not absolute. Directors can be liable with their own assets if they breach their legal duties, and many banks require personal guarantees when lending to a small company, which in practice puts the risk back on the shareholder.

Por eso la pregunta útil no es cuánto vas a facturar, sino cuánto puedes perder si el negocio sale mal: deudas con proveedores, inversión inicial, responsabilidad frente a clientes, empleados a cargo.That is why the useful question is not how much you will invoice, but how much you could lose if the business goes wrong: debts with suppliers, initial investment, liability towards clients, employees on the payroll.

2. Cómo tributa el beneficio2. How the profit is taxed

Aquí está la clave económica de la decisión.This is the economic core of the decision.

El autónomo tributa en el IRPF, que es un impuesto progresivo: cuanto más ganas, mayor es el tipo que se aplica al último tramo de tus rendimientos, hasta superar el 45 % en las rentas más altas. Pagues lo que pagues, tributas por todo el beneficio, lo necesites o no para vivir.A sole trader pays personal income tax, which is progressive: the more you earn, the higher the rate applied to the top band of your income, rising above 45% for the highest incomes. Either way, you are taxed on the whole profit, whether or not you need it to live on.

La sociedad tributa en el Impuesto sobre Sociedades, con tipos fijos que no dependen de lo que gane el socio:A company pays Corporate Tax, at flat rates that do not depend on what the shareholder earns:

• 25 % de tipo general.25% general rate.
• 19 % hasta 50.000 € de base y 21 % el resto, para microempresas que facturan menos de 1 M€.19% on the first €50,000 of taxable base and 21% on the rest, for micro-companies with turnover below €1M.
• 23 % para empresas de reducida dimensión, de 1 a 10 M€.23% for small companies with turnover between €1M and €10M.
• 15 % para entidades de nueva creación, el primer año con beneficios y el siguiente.15% for newly created companies, in the first year with profits and the following one.

La consecuencia práctica: con beneficios bajos o medios, el IRPF suele salir igual o más barato, porque los primeros tramos son suaves. A partir de cierto nivel de beneficio estable, el tipo fijo de la sociedad empieza a compensar.The practical upshot: with low or medium profits, personal income tax usually works out the same or cheaper, because the first bands are gentle. Above a certain level of stable profit, the company's flat rate starts to pay off.

Pero cuidado con la comparación simple de tipos, porque hay un segundo peaje: el dinero que está en la sociedad no es tuyo hasta que lo sacas, y sacarlo también tributa. Si te lo pagas como nómina de administrador, va a tu IRPF como rendimiento del trabajo. Si lo repartes como dividendo, tributa otra vez en tu declaración, en la base del ahorro.But beware of simply comparing rates, because there is a second toll: the money in the company is not yours until you take it out, and taking it out is also taxed. If you pay it to yourself as a director's salary, it goes into your personal income tax as employment income. If you distribute it as a dividend, it is taxed again in your return, in the savings base.

Por eso la sociedad compensa especialmente cuando no necesitas todo el beneficio para vivir y una parte se queda dentro para reinvertir: comprar maquinaria, contratar, crecer.That is why a company pays off especially when you do not need the whole profit to live on and part of it stays in the business to be reinvested: buying machinery, hiring, growing.

3. Lo que cuesta mantener cada estructura3. What each structure costs to maintain

Darte de alta como autónomo es gratuito e inmediato. Constituir una sociedad exige notario, Registro Mercantil, NIF y capital social, que desde 2022 puede ser de 1 €, aunque con reglas específicas mientras no se alcancen los 3.000 €.Registering as a sole trader is free and immediate. Setting up a company requires a notary, the Companies Registry, a tax ID and share capital, which since 2022 can be as little as €1, although with specific rules until it reaches €3,000.

La diferencia mayor, sin embargo, no está en el alta sino en el día a día:The bigger difference, however, lies not in setting up but in the day-to-day:

• El autónomo lleva libros de ingresos, gastos y bienes de inversión, y presenta IVA, retenciones y sus pagos a cuenta del IRPF.The sole trader keeps records of income, expenses and capital assets, and files VAT, withholdings and their personal income tax prepayments.
• La sociedad lleva contabilidad según el Plan General Contable, legaliza libros, deposita cuentas anuales en el Registro Mercantil y presenta el Impuesto sobre Sociedades. Además, sus operaciones con los socios y administradores son operaciones vinculadas y deben valorarse a precio de mercado.The company keeps accounts under the Spanish General Accounting Plan, has its books legalised, files annual accounts with the Companies Registry and files Corporate Tax. In addition, its transactions with shareholders and directors are related-party transactions and must be valued at market price.

En cuanto a Seguridad Social, el autónomo cotiza según sus rendimientos netos reales, con una cuota que va de unos 200 € a algo más de 600 € al mes según el tramo, y con la tarifa plana de 80 € al mes durante el primer año para quien empieza. El administrador de una S.L. cotiza como autónomo societario, con una base mínima de cotización superior a la del autónomo ordinario. Es decir: la sociedad no te libra de la cuota, y normalmente la encarece.As for social security, a sole trader contributes according to their actual net income, with a contribution ranging from around €200 to just over €600 a month depending on the band, and a flat rate of €80 a month during the first year for those starting out. The director of an S.L. contributes as a company self-employed worker, with a higher minimum contribution base than an ordinary sole trader. In other words: the company does not free you from the contribution, and it usually makes it more expensive.

4. Cómo te ven desde fuera4. How others see you

Una S.L. transmite estructura. En la práctica, esto pesa cuando negocias con clientes corporativos que trabajan solo con sociedades, cuando entras en concursos y homologaciones de proveedores, cuando pides financiación bancaria o cuando quieres incorporar socios o inversores.An S.L. conveys structure. In practice, this matters when you negotiate with corporate clients that only work with companies, when you enter tenders and supplier approval processes, when you apply for bank financing or when you want to bring in partners or investors.

Y hay una razón puramente práctica: una sociedad permite repartir la propiedad. Si el proyecto es de varias personas, el autónomo se queda corto enseguida, porque no existe forma limpia de repartir participación, decisiones y beneficios.And there is a purely practical reason: a company lets you share out ownership. If the project belongs to several people, being a sole trader soon falls short, because there is no clean way to divide up stakes, decisions and profits.

¿Cuándo debe un autónomo plantearse el cambio?When should a sole trader consider switching?

No hay una cifra mágica de facturación. Hay señales:There is no magic turnover figure. There are signs:

Tu beneficio es alto y estable. No un año bueno: una tendencia. El salto tiene sentido cuando el tipo efectivo que pagas en IRPF supera con holgura lo que pagarías en Sociedades y al retirar el dinero.Your profit is high and stable. Not one good year: a trend. The switch makes sense when the effective rate you pay in personal income tax comfortably exceeds what you would pay in Corporate Tax plus what it costs to take the money out.

No necesitas todo el beneficio para vivir. Si cada año dejas dinero en el negocio para reinvertir, la sociedad te permite hacerlo tributando al tipo del Impuesto sobre Sociedades.You do not need the whole profit to live on. If every year you leave money in the business to reinvest, a company lets you do so taxed at the Corporate Tax rate.

El riesgo ha crecido. Has contratado personal, firmas contratos de mayor importe, te has endeudado o manejas responsabilidad frente a terceros.The risk has grown. You have hired staff, you sign larger contracts, you have taken on debt or you carry liability towards third parties.

Vas a incorporar un socio. Es, probablemente, el motivo más claro de todos.You are bringing in a partner. This is probably the clearest reason of all.

Tus clientes o tus bancos te lo piden. Grandes cuentas, licitaciones o una ronda de financiación.Your clients or your banks ask for it. Key accounts, public tenders or a funding round.

Vas a vender el negocio algún día. Transmitir participaciones es mucho más sencillo que transmitir una actividad de autónomo.You plan to sell the business one day. Transferring shares is much simpler than transferring a sole trader's business.

Y también hay un momento del año que importa: si ya has decidido cambiar, conviene planificar la transición con el ejercicio en mente, en vez de hacerlo con prisas en enero.And there is also a time of year that matters: if you have already decided to switch, it is worth planning the transition with the financial year in mind, rather than rushing it in January.

¿Y si todavía estoy empezando?What if I am just starting out?

Si estás montando el negocio ahora, la pregunta cambia un poco.If you are setting up the business now, the question changes slightly.

Empezar como autónomo suele tener sentido si todavía estás validando la idea, los ingresos serán modestos al principio, la inversión inicial es baja, el riesgo frente a terceros es limitado y trabajas solo. Es más barato, más rápido y más fácil de deshacer si la cosa no sale.Starting as a sole trader usually makes sense if you are still validating the idea, income will be modest at first, the initial investment is low, the risk towards third parties is limited and you work alone. It is cheaper, faster and easier to undo if things do not work out.

Constituir directamente una sociedad suele tener sentido si vas a tener socios desde el primer día, necesitas inversión o financiación bancaria, la actividad implica un riesgo patrimonial relevante, tus clientes objetivo son empresas grandes o el plan de negocio prevé beneficios altos desde el principio.Setting up a company straight away usually makes sense if you will have partners from day one, you need investment or bank financing, the activity involves significant financial risk, your target clients are large companies or your business plan foresees high profits from the outset.

Un apunte importante: empezar como autónomo no es un error que luego haya que corregir. Es una fase. Muchos negocios sólidos empiezan así y dan el salto cuando los números lo piden.An important point: starting as a sole trader is not a mistake that has to be corrected later. It is a stage. Many solid businesses start that way and make the switch when the numbers call for it.

Cambiar de autónomo a S.L.: lo que conviene saberSwitching from sole trader to S.L.: what you need to know

El cambio no es automático ni consiste solo en «abrir una empresa». Implica constituir la sociedad, darla de alta en la actividad, decidir qué se traspasa del negocio anterior (clientes, contratos, maquinaria, existencias, marca) y cómo se traspasa, definir tu relación con la sociedad como administrador o trabajador, y decidir qué pasa con tu alta de autónomo.The switch is not automatic, nor is it just a matter of 'opening a company'. It involves setting up the company, registering it for the activity, deciding what is transferred from the previous business (clients, contracts, machinery, stock, brand) and how, defining your relationship with the company as director or employee, and deciding what happens to your sole trader registration.

Cada una de esas decisiones tiene consecuencias fiscales. Aportar bienes o una actividad completa a una sociedad puede generar tributación, y existen regímenes especiales previstos para reestructuraciones empresariales que conviene analizar antes, no después.Each of those decisions has tax consequences. Contributing assets or an entire business to a company can trigger tax, and there are special regimes for business restructurings that are worth analysing before, not after.

Lo caro no suele ser constituir la sociedad. Lo caro es hacer el traspaso sin haberlo planificado.What is expensive is not usually setting up the company. What is expensive is making the transfer without having planned it.

Errores frecuentesCommon mistakes

• Decidir solo por el tipo impositivo. Comparar el 25 % con el marginal del IRPF sin contar lo que cuesta sacar el dinero de la sociedad lleva a conclusiones equivocadas.Deciding on the tax rate alone. Comparing 25% with your marginal personal income tax rate without counting what it costs to take money out of the company leads to the wrong conclusions.
• Montar una S.L. «por imagen» sin volumen que la sostenga, y acabar pagando contabilidad, cuentas anuales y cuota de societario sin ninguna ventaja a cambio.Setting up an S.L. 'for image' without the volume to sustain it, and ending up paying for accounting, annual accounts and the company director's contribution with no advantage in return.
• Confiar en que la responsabilidad limitada protege siempre. Ni protege frente a avales personales ni frente al incumplimiento de los deberes del administrador.Trusting that limited liability always protects you. It protects you neither against personal guarantees nor against a director's breach of duties.
• Mezclar el patrimonio personal y el de la sociedad. Es una de las principales fuentes de problemas fiscales y de responsabilidad. Te contamos cómo evitarlo en cómo separar finanzas personales y de empresa.Mixing personal and company assets. It is one of the main sources of tax and liability problems. We explain how to avoid it in separating personal and business finances.
• Cambiar tarde. Arrastrar años de beneficios altos en IRPF por no sentarse a hacer números.Switching too late. Dragging years of high profits through personal income tax for not sitting down to run the numbers.

Entonces, ¿cuál es la opción correcta?So which option is the right one?

La que corresponde a tu negocio hoy y a lo que tienes previsto para los próximos años.The one that fits your business today and what you have planned for the coming years.

La decisión se toma cruzando cuatro cosas: cuánto vas a ganar, cuánto necesitas retirar, cuánto riesgo asumes y con quién trabajas. Con esos cuatro datos sobre la mesa, la respuesta suele ser bastante evidente. Sin ellos, es una intuición.The decision comes from combining four things: how much you will earn, how much you need to take out, how much risk you take on and who you work with. With those four facts on the table, the answer is usually fairly clear. Without them, it is a hunch.

Te ayudamos a decidirlo con númerosWe help you decide with numbers

En Guimaes llevamos más de 40 años acompañando a empresas y profesionales, desde autónomos que empiezan hasta grupos de sociedades. Integramos asesoramiento fiscal, mercantil, contable y laboral, así que analizamos la decisión completa, no solo la parte fiscal.At Guimaes we have been supporting companies and professionals for more than 40 years, from sole traders starting out to groups of companies. We combine tax, corporate, accounting and employment advice, so we analyse the whole decision, not just the tax side.

Podemos ayudarte a:We can help you:

• Comparar con tus cifras reales qué pagarías como autónomo y qué pagarías como sociedad, incluyendo lo que cuesta retirar el dinero.Compare, with your real figures, what you would pay as a sole trader and as a company, including what it costs to take the money out.
• Valorar el riesgo patrimonial de tu actividad.Assess the financial risk of your activity.
• Definir la estructura societaria y el reparto entre socios, si los hay.Define the corporate structure and the split between partners, if any.
• Planificar el traspaso del negocio a la sociedad y sus efectos fiscales.Plan the transfer of the business to the company and its tax effects.
• Constituir la sociedad y ocuparnos después de sus obligaciones fiscales y contables.Set up the company and then take care of its tax and accounting obligations.

¿Autónomo o sociedad? Cuéntanos tu caso y lo vemos con números encima de la mesa.Sole trader or company? Tell us about your case and we will look at it with the numbers on the table.

¿Hablamos? Hablemos.Shall we talk? Let's talk.