Separar finanzas personales y de empresaSeparating personal and business finances

En muchos negocios pequeños, el dinero del empresario y el de la empresa acaban en el mismo bolsillo. Se paga la compra con la tarjeta de la empresa, se cubre un desfase de caja con la cuenta personal, se retira dinero cuando hace falta. Funciona hasta que deja de funcionar: cuando Hacienda pregunta, cuando hay que pedir financiación, cuando entra un socio o cuando el negocio pasa por una mala racha. Separar bien las dos economías es una de las medidas más sencillas y rentables que puedes tomar.In many small businesses, the owner's money and the company's money end up in the same pocket. The shopping is paid with the company card, a cash gap is covered from the personal account, money is withdrawn when needed. It works until it doesn't: when the Tax Agency asks questions, when you need financing, when a partner joins or when the business goes through a rough patch. Properly separating the two is one of the simplest and most profitable measures you can take.

Por qué importa separarlasWhy separating them matters

• Para saber si tu negocio gana dinero. Si los gastos personales se mezclan con los de la actividad, ni la cuenta de resultados ni la tesorería te dicen la verdad.To know whether your business makes money. If personal expenses are mixed with business ones, neither the profit and loss account nor the cash position tells you the truth.
• Para no tener problemas con Hacienda. Un gasto personal deducido como si fuera del negocio puede regularizarse con recargos e intereses, y en una sociedad puede considerarse además retribución del socio.To avoid problems with the Tax Agency. A personal expense deducted as a business one can be adjusted with surcharges and interest, and in a company it may also be treated as pay to the partner.
• Para proteger tu patrimonio. Si constituiste una sociedad para limitar tu responsabilidad, mezclar patrimonios debilita precisamente esa separación.To protect your assets. If you set up a company to limit your liability, mixing assets weakens exactly that separation.
• Para crecer. Bancos, inversores y futuros socios miran cuentas limpias. Unas cuentas mezcladas restan credibilidad y valor.To grow. Banks, investors and future partners look for clean accounts. Mixed accounts reduce credibility and value.

Si eres autónomoIf you are a sole trader

Como autónomo, la ley no distingue entre tu patrimonio y el de tu negocio: respondes de las deudas de la actividad con todos tus bienes. Eso hace todavía más importante el orden. Aunque no estés obligado a tener una cuenta bancaria separada, tenerla te facilita enormemente la contabilidad, los modelos trimestrales y la defensa de tus gastos si te los revisan.As a sole trader, the law makes no distinction between your assets and your business's: you are liable for business debts with all your property. That makes order even more important. Even if you aren't required to have a separate bank account, having one makes bookkeeping, quarterly returns and defending your expenses in a review much easier.

Si tu actividad crece o asume riesgos relevantes, conviene plantearse si sigue teniendo sentido operar como persona física. Te ayudamos a decidirlo en ¿autónomo o sociedad limitada?.If your activity grows or takes on significant risks, it is worth asking whether it still makes sense to operate as an individual. We help you decide in sole trader or limited company?.

Si tienes una sociedadIf you have a company

Una sociedad es una persona distinta de ti, con su propio patrimonio. Su dinero no es tuyo aunque seas el único socio, y solo puedes sacarlo con un título claro: sueldo, dividendo, devolución de un préstamo documentado o pago de un servicio a precio de mercado. Cualquier otro movimiento genera un saldo entre tú y la sociedad que hay que explicar y regularizar.A company is a separate person from you, with its own assets. Its money isn't yours even if you are the sole shareholder, and you can only take it out with a clear basis: salary, dividend, repayment of a documented loan or payment for a service at market price. Any other movement creates a balance between you and the company that has to be explained and settled.

Cómo te conviene cobrar de tu sociedad tiene consecuencias directas en tu renta; lo explicamos en cómo afecta tu estructura societaria a tu renta.How you should draw income from your company has a direct impact on your personal tax; we explain it in company structure and your income tax return.

Señales de que tus finanzas están mezcladasSigns your finances are mixed up

Si te reconoces en dos o más de estas situaciones, merece la pena poner orden cuanto antes:If you recognise yourself in two or more of these situations, it is worth putting things in order as soon as possible:

• No sabes cuánto has cobrado tú este año de tu negocio.You don't know how much you have drawn from your business this year.
• Tu asesor te pregunta cada trimestre por pagos que no sabes si eran personales o de la empresa.Every quarter your adviser asks about payments and you don't know whether they were personal or business.
• Cubres los desfases de caja de la empresa con tu cuenta personal, o al revés, sin dejar constancia.You cover the company's cash gaps from your personal account, or vice versa, without keeping a record.
• En el balance de tu sociedad aparece un saldo con el socio que nadie sabe explicar.Your company's balance sheet shows a balance with the partner that nobody can explain.
• No podrías decir si el negocio, por sí solo, es rentable.You couldn't say whether the business, on its own, is profitable.

Siete medidas prácticasSeven practical measures

• Cuentas y tarjetas separadas. Una cuenta para el negocio y otra para ti, con tarjetas distintas. Es la base de todo lo demás.Separate accounts and cards. One account for the business and another for you, with different cards. It is the basis for everything else.
• Una retribución fija. Págate una cantidad regular, como si fueras un empleado. Te obliga a planificar y evita las retiradas a demanda.A fixed income. Pay yourself a regular amount, as if you were an employee. It forces you to plan and avoids withdrawals on demand.
• Nada personal desde la empresa. Si por error pagas algo personal con la cuenta del negocio, regístralo y devuélvelo, en lugar de dejarlo como gasto.Nothing personal from the company. If you pay something personal from the business account by mistake, record it and pay it back, rather than leaving it as an expense.
• Préstamos por escrito. Si prestas dinero a tu sociedad, o al revés, fírmalo en un contrato con importe, plazo e interés de mercado.Loans in writing. If you lend money to your company, or the other way round, put it in a contract with the amount, term and a market interest rate.
• Gastos mixtos con criterio. Vehículo, teléfono o suministros que usas para las dos cosas: define qué parte corresponde a la actividad y documéntalo.Mixed expenses with a clear rule. Vehicle, phone or utilities you use for both: define which share belongs to the business and document it.
• Un colchón en cada lado. La empresa necesita su propio fondo para imprevistos, y tú el tuyo. Si uno depende siempre del otro, la separación no es real. Lo vemos en cash flow y liquidez.A cushion on each side. The company needs its own contingency fund, and so do you. If one always depends on the other, the separation isn't real. We cover this in cash flow and liquidity.
• Revisión periódica. Una vez al trimestre, comprueba con tu asesor que no hay saldos pendientes entre tú y la empresa.Regular review. Once a quarter, check with your adviser that there are no outstanding balances between you and the company.

Protección del patrimonio: más allá de las cuentasAsset protection: beyond the accounts

Tener una sociedad limita, con carácter general, tu responsabilidad por las deudas del negocio. Pero esa protección tiene límites que conviene conocer:Having a company generally limits your liability for business debts. But that protection has limits worth knowing:

• Los avales personales. Si avalas con tus bienes un préstamo o un alquiler de la sociedad, respondes personalmente de esa deuda.Personal guarantees. If you personally guarantee a company loan or lease, you are personally liable for that debt.
• La responsabilidad del administrador. Incumplir ciertos deberes legales, por ejemplo ante pérdidas graves, puede hacerte responder con tu patrimonio.Director liability. Failing to meet certain legal duties, for example in the face of serious losses, can make you personally liable.
• La confusión de patrimonios. Si en la práctica no hay diferencia entre tu dinero y el de la sociedad, la separación jurídica pierde fuerza.Commingled assets. If in practice there is no difference between your money and the company's, the legal separation loses strength.
• El régimen económico del matrimonio. Influye en qué bienes pueden quedar afectados por las deudas de la actividad. Merece la pena revisarlo con un profesional.Matrimonial property regime. It affects which assets may be exposed to business debts. It is worth reviewing with a professional.

A partir de cierto volumen de patrimonio o de actividad, estructuras como una holding o seguros de responsabilidad civil adecuados completan la protección. Lo explicamos en holding: ventajas, riesgos y cuándo conviene.Beyond a certain level of assets or activity, structures such as a holding company or suitable liability insurance complete the protection. We explain it in holding company: pros, risks and when it pays.

Cómo te ayudamosHow we help

En Guimaes revisamos contigo cómo fluye el dinero entre tú y tu negocio, ordenamos los saldos pendientes y te proponemos una forma de cobrar que tenga sentido fiscal y financiero. Nuestra asesoría contable se ocupa de que las cuentas reflejen esa separación cada mes, y si necesitas a alguien que controle la tesorería de la empresa, nuestro servicio de CFO externo lo hace por ti.At Guimaes we review with you how money flows between you and your business, settle outstanding balances and propose a way of drawing income that makes tax and financial sense. Our accounting team makes sure the accounts reflect that separation every month, and if you need someone to control the company's cash, our outsourced CFO service does it for you.

¿Ponemos orden?Shall we put things in order?