La renta de los empresarios: qué decidir antesIncome tax for business owners: what to decide

Para un asalariado, la declaración de la renta suele ser revisar un borrador y confirmarlo. Para un empresario, no. Si eres autónomo o socio de una sociedad, tu declaración incluye rendimientos que Hacienda no conoce con detalle, gastos que solo tú puedes justificar y decisiones que afectan a cuánto pagas. Estas son las claves que conviene revisar antes de presentar, y las que conviene decidir mucho antes.For an employee, the income tax return usually means reviewing a draft and confirming it. For a business owner, it doesn't. If you are a sole trader or a partner in a company, your return includes income the Tax Agency doesn't know in detail, expenses only you can justify and decisions that affect how much you pay. These are the key points to check before filing, and the ones to decide well in advance.

El borrador no es tu declaraciónThe draft is not your return

Hacienda prepara un borrador con la información que tiene: salarios, retenciones, cuentas bancarias, inmuebles. Pero no conoce el detalle de tu actividad económica, ni todos tus gastos deducibles, ni ciertas operaciones con tu sociedad. Confirmar el borrador sin revisarlo es una de las formas más habituales de pagar de más, o de pagar de menos y recibir una comprobación meses después.The Tax Agency prepares a draft with the information it has: salaries, withholdings, bank accounts, property. But it doesn't know the detail of your business activity, all your deductible expenses or certain transactions with your company. Confirming the draft without reviewing it is one of the most common ways of overpaying, or of underpaying and receiving a review months later.

Si eres autónomo: cuadra la actividadIf you are a sole trader: reconcile your activity

El rendimiento de tu actividad debe salir de tus libros registro de ingresos y gastos, y ser coherente con lo que has declarado durante el año en tus modelos trimestrales de IVA y en tus pagos fraccionados, que se descuentan de la cuota final. Si las cifras no cuadran, es una de las primeras cosas que detecta Hacienda.The income from your activity must come from your income and expense ledgers, and be consistent with what you declared during the year in your quarterly VAT returns and your instalment payments, which are deducted from the final tax due. If the figures don't match, it is one of the first things the Tax Agency picks up.

Revisa también los gastos que no has contabilizado durante el año. Son frecuentes los olvidos en suministros, cuotas, seguros, formación o desplazamientos vinculados a la actividad. Hemos reunido los más habituales en gastos deducibles que muchas pymes pasan por alto. Eso sí: solo son deducibles si están vinculados a la actividad y bien justificados.Also check the expenses you didn't record during the year. Utilities, fees, insurance, training or travel linked to the activity are often forgotten. We have gathered the most common ones in deductible expenses many SMEs overlook. But remember: they are only deductible if they are linked to the activity and properly supported.

Si eres socio de una sociedad: cuadra con lo que te pagaIf you are a company partner: reconcile with what it pays you

Lo que recibes de tu sociedad —retribución, dividendos, intereses, alquileres— tiene que aparecer en tu declaración y coincidir con lo que la sociedad ha comunicado a Hacienda en sus declaraciones de retenciones. Pide los certificados a tiempo y compruébalos. Si la sociedad te paga gastos personales, recuerda que pueden ser retribución en especie que también debes declarar.What you receive from your company —pay, dividends, interest, rent— must appear in your return and match what the company has reported to the Tax Agency in its withholding returns. Ask for the certificates in good time and check them. If the company pays personal expenses for you, remember they may be benefits in kind that you must also declare.

Cómo cobras de tu sociedad cambia mucho el resultado de tu renta. Lo explicamos en cómo afecta tu estructura societaria a tu renta.How you draw income from your company makes a big difference to your return. We explain it in company structure and your income tax return.

Qué documentación tener a manoWhat documents to have to hand

Antes de sentarte a revisar la declaración, reúne todo lo que la sostiene. Te ahorrará tiempo y evitará olvidos:Before you sit down to review your return, gather everything that supports it. It will save time and avoid omissions:

• Libros registro de ingresos y gastos de la actividad, y las facturas que los justifican.Income and expense ledgers for your activity, and the invoices that support them.
• Certificados de retenciones de tu sociedad, de tus bancos y de cualquier pagador.Withholding certificates from your company, your banks and any other payer.
• Escrituras y justificantes de compras o ventas de inmuebles, acciones o fondos.Deeds and receipts for purchases or sales of property, shares or funds.
• Justificantes de aportaciones a planes de pensiones, donativos y cualquier gasto que dé derecho a deducción.Receipts for pension plan contributions, donations and any expense that gives the right to a deduction.
• La declaración del año anterior, para comprobar pérdidas o deducciones pendientes de aplicar.Last year's return, to check for losses or deductions still to be applied.

Decisiones que se toman al presentarDecisions you take when filing

• Individual o conjunta. Si formas parte de una unidad familiar que puede elegir, simula las dos opciones. No siempre gana la misma, y cambia de un año a otro.Individual or joint. If you are part of a family unit that can choose, simulate both options. The same one doesn't always win, and it changes from year to year.
• Ganancias y pérdidas patrimoniales. Si has vendido inmuebles, acciones o fondos, revisa si puedes compensar pérdidas, incluidas las pendientes de años anteriores dentro del plazo que permite la ley.Capital gains and losses. If you have sold property, shares or funds, check whether you can offset losses, including those carried forward from previous years within the period allowed by law.
• Deducciones autonómicas. La Comunidad de Madrid tiene sus propias deducciones. Revisa si te corresponde alguna: no siempre aparecen en el borrador.Regional deductions. The Community of Madrid has its own deductions. Check whether any apply to you: they don't always appear in the draft.
• Forma de pago. Si sale a pagar, puedes domiciliar o fraccionar el pago en dos plazos. Domiciliar exige presentar antes del final de la campaña, así que conviene no apurar.Payment method. If you owe tax, you can pay by direct debit or split the payment into two instalments. Direct debit requires filing before the end of the campaign, so it is best not to leave it to the last minute.

Decisiones que había que tomar antesDecisions that had to be taken earlier

Aquí está la parte que más se olvida: buena parte de lo que pagarás en la renta se decide antes del 31 de diciembre del año anterior, no en la campaña. Por ejemplo:This is the part most often forgotten: much of what you will pay in your return is decided before December 31 of the previous year, not during the campaign. For example:

• Cuánto te pagas como socio y en qué forma: sueldo, dividendo o dejarlo en la sociedad.How much you pay yourself as a partner and in what form: salary, dividend or leaving it in the company.
• Las aportaciones a sistemas de previsión social, que reducen la base imponible dentro de los límites legales.Contributions to pension schemes, which reduce the tax base within legal limits.
• Adelantar o retrasar inversiones y gastos de la actividad.Bringing forward or delaying business investments and expenses.
• Materializar pérdidas para compensar ganancias del mismo año.Realising losses to offset gains in the same year.

Por eso recomendamos revisar la situación de cada empresario en el último trimestre, junto con el cierre del ejercicio de su negocio.That is why we recommend reviewing each business owner's situation in the last quarter, together with their business's year-end close.

Las novedades de cada campañaEach campaign's changes

Cada año cambian deducciones, límites, modelos y, a veces, la forma de declarar ciertas rentas. No las detallamos aquí porque varían de un ejercicio a otro y una cifra desactualizada hace más daño que ninguna. Lo práctico es revisar las novedades del año con tu asesor antes de presentar y comprobar cuáles te afectan a ti en concreto.Every year deductions, limits, forms and sometimes the way certain income is declared change. We don't detail them here because they vary from one year to the next, and an out-of-date figure does more harm than none at all. The practical approach is to review the year's changes with your adviser before filing and check which ones affect you specifically.

Errores que más cuestanThe costliest mistakes

• Confirmar el borrador sin incluir los rendimientos de la actividad o los cobros de la sociedad.Confirming the draft without including business income or payments from the company.
• Deducir gastos personales como si fueran de la actividad.Deducting personal expenses as if they were business expenses.
• No declarar la retribución en especie.Not declaring benefits in kind.
• Presentar fuera de plazo: hay recargos, y crecen con el tiempo.Filing late: there are surcharges, and they grow over time.
• No corregir a tiempo un error detectado: es mejor rectificar por iniciativa propia que esperar un requerimiento.Not correcting a known error in time: it is better to rectify on your own initiative than to wait for a request.

Cómo te ayudamosHow we help

En Guimaes preparamos la declaración de los empresarios con los que trabajamos junto con la fiscalidad de su negocio, de modo que las cifras cuadran desde el principio. Y, sobre todo, lo planificamos antes: en el último trimestre revisamos contigo qué decisiones tienen efecto en tu renta. Es parte de nuestro servicio de planificación fiscal, coordinado con la contabilidad de tu actividad o de tu sociedad.At Guimaes we prepare the returns of the business owners we work with together with their business's taxes, so the figures match from the start. Above all, we plan ahead: in the last quarter we review with you which decisions affect your return. It is part of our tax planning service, coordinated with the accounting of your activity or company.

¿Hablamos?Shall we talk?