Gastos deducibles que muchas pymes pasan por altoDeductible expenses many SMEs overlook

Muchas pymes pagan más impuestos de los necesarios simplemente porque no deducen gastos que sí les corresponden. No hablamos de trucos ni de zonas grises, sino de gastos perfectamente legítimos que se quedan fuera por desconocimiento, por falta de justificante o por no estar bien contabilizados. En este artículo repasamos los gastos deducibles que más se pasan por alto y los requisitos para que Hacienda no te los discuta.Many SMEs pay more tax than necessary simply because they do not deduct expenses they are entitled to. We are not talking about tricks or grey areas, but perfectly legitimate expenses left out through ignorance, lack of a receipt or poor bookkeeping. In this article we review the most overlooked deductible expenses and the requirements so the tax office does not challenge them.

Cuándo un gasto es realmente deducibleWhen an expense is really deductible

Antes de la lista, la regla de oro. Un gasto es deducible cuando cumple cuatro condiciones: está correlacionado con los ingresos (es necesario para la actividad), está justificado con factura completa, está registrado en la contabilidad y está imputado al ejercicio correcto. Si falla una de ellas, Hacienda puede rechazarlo, por muy real que sea el gasto.Before the list, the golden rule. An expense is deductible when it meets four conditions: it is correlated with income (necessary for the activity), justified with a full invoice, recorded in the accounts and allocated to the correct financial year. If one of them fails, the tax office can reject it, however real the expense is.

Gastos deducibles que más se olvidanThe most forgotten deductible expenses

• Formación y suscripciones profesionales: cursos, colegios, software y herramientas SaaS.Training and professional subscriptions: courses, professional bodies, software and SaaS tools.
• Suministros del local afecto a la actividad: luz, agua, internet, limpieza y mantenimiento.Utilities of the premises used for the activity: electricity, water, internet, cleaning and maintenance.
• Parte proporcional de la vivienda si trabajas desde casa (con criterio y prueba).Proportional part of the home if you work from home (with reasoned criteria and proof).
• Gastos de vehículo y combustible en la parte afecta a la actividad económica.Vehicle and fuel costs in the portion used for the economic activity.
• Seguros, comisiones bancarias, asesoría y gastos de constitución o notaría.Insurance, bank fees, advisory services and incorporation or notary costs.
• Amortización de equipos, mobiliario y activos que pierden valor con el uso.Depreciation of equipment, furniture and assets that lose value with use.

El terreno delicado: los gastos mixtosThe tricky ground: mixed expenses

Comidas, teléfono, vehículo o el uso de la vivienda son gastos que mezclan lo personal y lo profesional. Aquí no vale deducir el 100% sin más: hay que aplicar un criterio de afectación razonable y poder probarlo. Por ejemplo, en las comidas de trabajo importa el importe, el contexto y la contraparte; en el vehículo, el uso real para la actividad. Un asesor te ayuda a fijar un criterio defendible y a documentarlo.Meals, phone, vehicle or home use are expenses that mix the personal and the professional. Here you cannot simply deduct 100%: you must apply a reasonable business-use criterion and be able to prove it. For example, with business meals the amount, context and counterpart matter; with the vehicle, its real use for the activity. An advisor helps you set a defensible criterion and document it.

Errores que te cuestan la deducciónMistakes that cost you the deduction

• Guardar el ticket en vez de pedir factura completa a nombre de la empresa.Keeping the receipt instead of asking for a full invoice in the company's name.
• Pagar en efectivo gastos elevados sin rastro bancario.Paying large expenses in cash with no bank trail.
• Meter gastos claramente personales que no aguantan una revisión.Including clearly personal expenses that will not survive a review.
• No contabilizar a tiempo y perder facturas por el camino.Not booking on time and losing invoices along the way.

Cómo te ayuda GUIMAESHow GUIMAES helps

En GUIMAES llevamos tu contabilidad al día y revisamos, factura a factura, que estés deduciendo todo lo que te corresponde con respaldo documental. Menos impuestos, sin sustos en una revisión.At GUIMAES we keep your bookkeeping up to date and review, invoice by invoice, that you are deducting everything you are entitled to with documentary support. Less tax, with no surprises in a review.