Tus números, en tiempo real: cómo digitalizar el control financiero de tu empresaYour numbers, in real time: how to digitalise your company's financial control

La mayoría de empresarios conocen sus cifras con seis semanas de retraso. No porque nadie lleve las cuentas, sino porque la información llega tarde.Most business owners learn their figures six weeks late. Not because nobody keeps the books, but because the information arrives late.

El circuito clásico es este: facturas durante el mes, guardas los tickets en una carpeta, a principios del mes siguiente lo mandas todo a la asesoría, allí lo registran, y a mediados de mes alguien te dice cómo fue el mes anterior.The traditional process goes like this: you invoice during the month, keep receipts in a folder, send everything to your accountant at the start of the next month, they record it, and by mid-month someone tells you how the previous month went.

Para cumplir con Hacienda, funciona. Para dirigir una empresa, llega tarde.For keeping the tax authorities happy, it works. For running a company, it comes too late.

Cuando te enteras de que un cliente te deja poco margen, llevas dos meses trabajando para él. Cuando ves que la caja se ha estrechado, ya has firmado el pedido. Las decisiones se han tomado antes de tener la información.By the time you find out a client leaves you little margin, you have been working for them for two months. By the time you see cash has tightened, you have already signed the order. Decisions get made before the information is there.

Digitalizar la gestión financiera no va de tener menos papel. Va de acortar esa distancia entre lo que pasa y cuando te enteras.Digitalising financial management is not about having less paper. It is about shortening the gap between what happens and when you find out.

Qué cambia cuando el circuito es digitalWhat changes when the process is digital

	Circuito tradicionalTraditional process	Circuito digitalDigital process
Facturas emitidasInvoices issued	Plantilla o programa aisladoTemplate or standalone program	Se emiten y se contabilizan en el mismo sitioIssued and booked in the same place
Facturas de proveedorSupplier invoices	Carpeta física, se registran a mes vencidoPhysical folder, recorded a month in arrears	Se fotografían o reenvían y el sistema las leePhotographed or forwarded, and the system reads them
Movimientos del bancoBank transactions	Se concilian a posterioriReconciled after the fact	El banco está conectado y se concilia soloThe bank is connected and reconciles automatically
Saber cómo vasKnowing where you stand	A mitad del mes siguienteMid-way through the following month	HoyToday
Papel del asesorAdviser's role	Registrar lo que ya pasóRecording what has already happened	Interpretar lo que está pasandoInterpreting what is happening

La última fila es la importante. Cuando la parte mecánica se automatiza, el tiempo de tu asesoría deja de irse en teclear y pasa a emplearse en lo que de verdad aporta valor: leer los números y decirte qué hacer con ellos.The last row is the one that matters. When the mechanical part is automated, your adviser's time stops going on data entry and goes into what really adds value: reading the numbers and telling you what to do with them.

Holded: la herramienta que implantamosHolded: the tool we implement

De las plataformas disponibles en España, trabajamos sobre todo con Holded, un software de gestión en la nube pensado para pymes y autónomos. Reúne en un mismo sitio cosas que normalmente están repartidas en cuatro o cinco herramientas distintas:Of the platforms available in Spain, we mainly work with Holded, cloud-based management software designed for SMEs and sole traders. It brings together in one place things that are normally spread across four or five different tools:

• Facturación, con los requisitos de la normativa antifraude.Invoicing, meeting the requirements of the anti-fraud rules.
• Contabilidad, conectada a lo anterior: lo que facturas ya está contabilizado.Accounting, connected to the above: what you invoice is already booked.
• Tesorería y conciliación bancaria, con conexión directa a los bancos para ver los movimientos sin descargar extractos.Treasury and bank reconciliation, with a direct connection to your banks so you can see transactions without downloading statements.
• Escáner de facturas, que lee proveedor, fecha, importe e impuestos de una factura recibida sin teclearlos.Invoice scanner, which reads the supplier, date, amount and taxes from an invoice you receive without anyone typing them in.
• Informes y cuadro de mando, para ver ventas, gastos, rentabilidad y tesorería actualizados.Reports and dashboard, to see up-to-date sales, expenses, profitability and cash.
• Y, según lo que necesite cada empresa: inventario, proyectos, CRM, nóminas y TPV.And, depending on what each company needs: inventory, projects, CRM, payroll and point of sale.

Hay un detalle poco conocido pero relevante: el acceso del asesor es gratuito en todos los planes. No pagas por que nosotros entremos a trabajar en tu empresa. Y nosotros no te pedimos que nos mandes nada: lo vemos en el momento.There is a little-known but relevant detail: adviser access is free on every plan. You don't pay for us to come in and work on your company. And we don't ask you to send us anything: we see it as it happens.

Lo que la herramienta no hace solaWhat the tool does not do on its own

Aquí es donde conviene ser honestos, porque es la parte que casi nadie cuenta.This is where it pays to be honest, because it is the part almost nobody mentions.

Un software de gestión no arregla una empresa. Hemos visto muchas licencias contratadas con ilusión en enero y abandonadas en marzo. El problema casi nunca es la herramienta: es que nadie definió cómo tenía que usarse ni quién se ocupaba de qué.Management software does not fix a company. We have seen plenty of licences bought with enthusiasm in January and abandoned by March. The problem is almost never the tool: it is that nobody defined how it should be used or who was responsible for what.

Un sistema bien implantado exige decisiones que no son tecnológicas:A well-implemented system requires decisions that are not technological:

• Un plan contable adaptado a tu negocio. Si todos tus gastos caen en "varios", tendrás informes preciosos que no dicen nada. La utilidad de los datos depende de cómo estén clasificados desde el principio.A chart of accounts tailored to your business. If all your expenses end up under "miscellaneous", you will have beautiful reports that say nothing. How useful the data is depends on how it is classified from the start.
• Saber qué quieres medir. No es lo mismo una empresa que trabaja por proyectos que una que vende productos. Los indicadores que importan son distintos, y la configuración también.Knowing what you want to measure. A project-based company is not the same as one that sells products. The indicators that matter are different, and so is the setup.
• Un circuito claro. Quién emite las facturas, cómo entran los gastos, con qué frecuencia se revisa. Sin eso, la información entra desordenada y el resultado es basura ordenada muy bonita.A clear process. Who issues invoices, how expenses come in, how often things are reviewed. Without that, information comes in messy and the result is very neatly organised rubbish.
• La migración de lo anterior. Saldos, clientes, proveedores, facturas pendientes. Esta parte se hace una vez y conviene hacerla bien.Migrating what came before. Balances, clients, suppliers, outstanding invoices. This is done once, and it is worth doing well.

Cómo lo hacemos en GuimaesHow we do it at Guimaes

Esta es nuestra forma de trabajarlo con un cliente que da el salto:This is how we work with a client who makes the switch:

1. Entender el negocio primero. Qué vende, cómo cobra, cuántas facturas mueve, cómo trabaja el equipo. La configuración sale de ahí, no al revés.Understand the business first. What it sells, how it gets paid, how many invoices it handles, how the team works. The setup follows from that, not the other way round.
2. Diseñar la estructura contable y analítica. Cómo se va a clasificar cada cosa para que luego los informes respondan a tus preguntas reales.Design the accounting and analytical structure. How everything will be classified so that the reports then answer your real questions.
3. Migrar y configurar. Datos, bancos, series de facturación, usuarios, permisos.Migrate and configure. Data, banks, invoice series, users, permissions.
4. Formar al equipo. La parte que más se descuida y la que determina si el sistema sobrevive al tercer mes.Train the team. The most neglected part, and the one that decides whether the system survives past month three.
5. Acompañar después. Revisión periódica de los números contigo, no un informe que nadie abre.Stay with you afterwards. Regular reviews of the numbers with you, not a report nobody opens.

Dicho de otra forma: la herramienta te da los datos; nosotros ponemos el criterio para leerlos. Y es justo lo que diferencia una asesoría 360 de una gestoría tradicional: no se trata solo de que tu contabilidad esté al día, sino de que sirva para decidir.Put another way: the tool gives you the data; we bring the judgement to read it. And that is exactly what sets a 360 advisory firm apart from a traditional bookkeeping service: it is not just about your accounts being up to date, but about them being useful for decisions.

Un apunte de oportunidadA note on timing

Si tienes previsto cambiar de sistema de facturación en los próximos meses, merece la pena hacer las dos cosas a la vez.If you are planning to change invoicing systems in the coming months, it is worth doing both things at once.

Entre la normativa antifraude y la factura electrónica obligatoria, muchas empresas van a tener que tocar sus herramientas de facturación de todas formas. Hacer dos migraciones seguidas es trabajo doble. Si ya vas a mover la pieza, plantéate moverla hacia donde quieres estar dentro de cinco años. Lo explicamos en este artículo sobre el nuevo calendario.Between the anti-fraud rules and mandatory e-invoicing, many companies will have to change their invoicing tools anyway. Doing two migrations back to back is double the work. If you are going to make the move, consider moving towards where you want to be in five years' time. We explain it in this article on the new timeline.

¿Lo vemos con tu caso?Shall we look at your case?

En Guimaes no vendemos licencias: implantamos sistemas y después trabajamos con ellos todos los meses, junto a la parte fiscal, contable y de dirección financiera.At Guimaes we don't sell licences: we implement systems and then work with them every month, alongside tax, accounting and financial management.

Si quieres dejar de enterarte de tus números con seis semanas de retraso, cuéntanos cómo trabajas ahora y te decimos con franqueza si te compensa el cambio y qué implicaría.If you want to stop finding out your numbers six weeks late, tell us how you work now and we will tell you frankly whether the switch is worth it for you and what it would involve.

¿Hablamos?Shall we talk?