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Factura electrónica obligatoria: qué es, cuándo llega y cómo prepararse antes de 2027Mandatory e-invoicing: what it is, when it arrives and how to prepare before 2027
En breveIn short
- La factura electrónica B2B será obligatoria entre empresas y autónomos en España.B2B e-invoicing will be mandatory between companies and freelancers in Spain.
- Cambia el formato y el canal de envío, no solo el registro interno como Verifactu.It changes the format and delivery channel, not just the internal record like Verifactu.
- Los grandes facturadores entran antes; el resto, con más margen (en torno a 2027).Large invoicers enter first; the rest with more time (around 2027).
- Deberás poder emitir, recibir y reportar estados de la factura en formato estructurado.You must be able to issue, receive and report invoice statuses in a structured format.
- Adaptar el software y los datos de tus clientes con tiempo evita bloqueos de cobro.Adapting your software and client data early avoids payment blockages.
La factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos (B2B) es uno de los grandes cambios que llegan con la Ley Crea y Crece. A diferencia de Verifactu, que regula cómo tu software registra las facturas, la factura electrónica obligatoria cambia el formato en que las envías y recibes: se acabó el PDF suelto por correo. En esta guía aclaramos qué es, cuándo llega, en qué se diferencia de Verifactu y cómo llegar preparado antes de 2027.Mandatory e-invoicing between companies and freelancers (B2B) is one of the big changes arriving with Spain's Crea y Crece Law. Unlike Verifactu, which regulates how your software records invoices, mandatory e-invoicing changes the format in which you send and receive them: the loose PDF by email is over. This guide clarifies what it is, when it arrives, how it differs from Verifactu and how to be ready before 2027.
¿Qué es la factura electrónica obligatoria?What is mandatory e-invoicing?
Es la obligación de emitir y recibir las facturas entre empresas y autónomos en un formato electrónico estructurado (no un simple PDF), a través de plataformas que permitan su intercambio y el reporte de los estados de pago. Nace de la Ley Crea y Crece, cuyo objetivo es reducir la morosidad y digitalizar las relaciones comerciales. Se diferencia de la factura que ya emites a la Administración (Face), porque ahora se extiende a las operaciones entre empresas privadas.It is the obligation to issue and receive invoices between companies and freelancers in a structured electronic format (not a simple PDF), through platforms that allow their exchange and the reporting of payment statuses. It stems from the Crea y Crece Law, aimed at reducing late payment and digitising commercial relations. It differs from the invoice you already issue to the public administration (Face), because it now extends to transactions between private companies.
Factura electrónica vs Verifactu: no son lo mismoE-invoicing vs Verifactu: they are not the same
Es la confusión más habitual. Verifactu regula cómo tu programa genera, encadena y protege cada registro de factura. La factura electrónica obligatoria regula el formato y el canal en que esa factura viaja hasta tu cliente y vuelve con su estado de pago. Son dos obligaciones distintas que conviven: tu sistema tendrá que cumplir las dos.This is the most common confusion. Verifactu regulates how your program generates, chains and protects each invoice record. Mandatory e-invoicing regulates the format and channel in which that invoice travels to your client and returns with its payment status. They are two distinct obligations that coexist: your system will need to comply with both.
¿Cuándo entra en vigor?When does it come into force?
El calendario definitivo depende del desarrollo reglamentario, pero el criterio es escalonado según la facturación anual: las empresas con mayor volumen serán las primeras en estar obligadas, y las pymes y autónomos dispondrán de un plazo mayor, que se sitúa en el entorno de 2027. Conviene no esperar al último momento, porque necesitarás que tanto tú como tus clientes estéis operativos.The final timetable depends on the regulatory development, but the criterion is phased by annual turnover: larger companies will be required first, and SMEs and freelancers will have a longer period, around 2027. It is wise not to wait until the last moment, because you will need both you and your clients to be operational.
Cómo prepararte antes de 2027How to prepare before 2027
- Elige una solución de facturación que emita y reciba en formato estructurado y reporte estados.Choose an invoicing solution that issues and receives in structured format and reports statuses.
- Depura la base de datos de clientes y proveedores: identificadores, correos y condiciones de pago.Clean up your client and supplier database: identifiers, emails and payment terms.
- Integra facturación con contabilidad para evitar duplicidades y descuadres.Integrate invoicing with accounting to avoid duplication and mismatches.
- Habla con tus clientes y proveedores clave para coordinar la transición.Talk to your key clients and suppliers to coordinate the transition.
Más allá de la obligación: qué ganasBeyond the obligation: what you gain
Aunque llega como imposición, la factura electrónica bien implantada reduce errores, acelera los cobros y te da visibilidad en tiempo real de qué facturas están aceptadas, pagadas o pendientes. Para una empresa en crecimiento, ese control del cobro es oro: mejora la tesorería sin vender más.Although it arrives as a requirement, e-invoicing done well reduces errors, speeds up collections and gives you real-time visibility of which invoices are accepted, paid or pending. For a growing company, that control over collection is gold: it improves cash flow without selling more.
Cómo te ayuda GUIMAESHow GUIMAES helps
En GUIMAES te ayudamos a elegir la solución adecuada, a preparar tus datos y a coordinar la transición con tus clientes, integrando la factura electrónica con tu contabilidad y con Verifactu. Un solo interlocutor para las dos obligaciones.At GUIMAES we help you choose the right solution, prepare your data and coordinate the transition with your clients, integrating e-invoicing with your accounting and with Verifactu. A single point of contact for both obligations.
Preguntas frecuentesFrequently asked questions
¿Un PDF por email cuenta como factura electrónica?Does a PDF by email count as an e-invoice?+
No en el sentido de la nueva obligación. Un PDF es una imagen del documento; la factura electrónica obligatoria exige un formato estructurado que los sistemas puedan procesar automáticamente y del que se reporte el estado de pago.Not in the sense of the new obligation. A PDF is an image of the document; mandatory e-invoicing requires a structured format that systems can process automatically and whose payment status is reported.
¿Afecta a mis facturas con clientes particulares?Does it affect invoices to private consumers?+
La obligación se centra en las operaciones entre empresas y autónomos (B2B). Las ventas a consumidores finales siguen otras reglas, aunque conviene revisar cada caso con tu asesor.The obligation focuses on transactions between companies and freelancers (B2B). Sales to final consumers follow other rules, though each case should be reviewed with your advisor.
¿Tengo que cambiar de programa sí o sí?Do I necessarily have to change software?+
No siempre: muchos proveedores están adaptando sus productos. Lo importante es confirmar que tu solución emitirá y recibirá en formato estructurado y reportará estados dentro del plazo que te aplique.Not always: many providers are adapting their products. The important thing is to confirm your solution will issue and receive in structured format and report statuses within the deadline that applies to you.
¿Cómo se relaciona con la morosidad?How does it relate to late payment?+
La ley busca reducir la morosidad haciendo trazables las fechas de emisión, aceptación y pago. Tener esos estados registrados facilita reclamar y, en su caso, aplicar consecuencias por retraso.The law seeks to reduce late payment by making issue, acceptance and payment dates traceable. Having those statuses recorded makes it easier to claim and, where applicable, apply consequences for delay.
Prepárate con tiempoGet ready in advance
Te dejamos listo para la factura electrónica y VerifactuWe get you ready for e-invoicing and Verifactu
Revisamos tu facturación de principio a fin y coordinamos ambas obligaciones sin que pares tu operativa.We review your invoicing end to end and coordinate both obligations without stopping your operations.