Errores legales al crear una empresaLegal mistakes when starting a company

Crear una empresa hoy es rápido. Crearla bien lleva algo más de tiempo, y ese tiempo es la mejor inversión que puedes hacer. Muchos de los conflictos entre socios, de los bloqueos en la toma de decisiones y de los sustos con Hacienda o con terceros que vemos en empresas con años de vida tienen su origen en decisiones tomadas deprisa el día de la constitución. Estos son los errores legales más habituales y cómo evitarlos.Starting a company today is quick. Starting it properly takes a little longer, and that time is the best investment you can make. Many of the partner disputes, decision-making deadlocks and scares with the Tax Agency or third parties that we see in companies that have been running for years originate in decisions taken in a hurry on the day of incorporation. These are the most common legal mistakes and how to avoid them.

1. Elegir la forma jurídica sin hacer números1. Choosing the legal form without running the numbers

Autónomo, sociedad limitada, sociedad anónima, cooperativa… La elección condiciona tu responsabilidad frente a las deudas, tu fiscalidad, tus costes de gestión y la facilidad para incorporar socios o inversores. El error típico es decidirlo por lo que hizo un conocido o por lo que parece más sencillo hoy, sin pensar en dónde quieres estar dentro de tres años. Te ayudamos a planteártelo en ¿autónomo o sociedad limitada?.Sole trader, limited company, public limited company, cooperative… The choice determines your liability for debts, your taxation, your running costs and how easy it is to bring in partners or investors. The typical mistake is deciding based on what an acquaintance did or what seems simplest today, without thinking about where you want to be in three years. We help you think it through in sole trader or limited company?.

2. Firmar unos estatutos de modelo2. Signing template articles of association

Los estatutos son las reglas de funcionamiento de la sociedad. Los modelos estándar sirven para constituir rápido, pero rara vez se ajustan a lo que los socios han acordado de palabra. Conviene revisar al menos tres cosas: un objeto social que cubra las actividades que vas a desarrollar, sin quedarse corto ni ser tan amplio que no diga nada; las mayorías necesarias para las decisiones importantes, y las reglas de transmisión de participaciones, para que nadie pueda vender a un tercero sin que los demás tengan algo que decir.The articles of association are the company's operating rules. Standard templates are fine for incorporating quickly, but rarely match what the partners have agreed verbally. At least three things are worth reviewing: a corporate purpose that covers the activities you will carry out, neither too narrow nor so broad it says nothing; the majorities required for important decisions; and the transfer rules for shares, so that nobody can sell to a third party without the others having a say.

3. No firmar un pacto de socios3. Not signing a shareholder agreement

Al principio todo el mundo está de acuerdo. Los problemas llegan cuando uno de los socios quiere salir, deja de dedicarse al proyecto, no aporta lo comprometido o cuando entra un inversor. El pacto de socios regula precisamente esas situaciones: permanencia, dedicación, qué pasa con las participaciones de quien se va, cómo se resuelven los bloqueos y cómo se valora la empresa en cada caso. Lo explicamos a fondo en pacto de socios: el documento que evita los peores conflictos.At the beginning everyone agrees. Problems come when one partner wants to leave, stops working on the project, doesn't contribute what they committed to, or when an investor comes in. A shareholder agreement governs exactly those situations: lock-in, commitment, what happens to the shares of whoever leaves, how deadlocks are resolved and how the company is valued in each case. We explain it in depth in shareholder agreement: the document that prevents the worst disputes.

4. Repartir el capital sin pensar en el futuro4. Splitting the equity without thinking ahead

El reparto al 50 % entre dos socios parece el más justo, pero es también el que más bloqueos produce: si no hay acuerdo, nadie puede decidir. Tampoco es buena idea dar el mismo porcentaje a quien va a dedicarse a tiempo completo y a quien solo aporta dinero o una idea, sin ningún mecanismo que lo compense. Piensa el reparto pensando en lo que cada uno va a aportar, no solo en lo que aporta hoy.A 50/50 split between two partners seems the fairest, but it is also the one that causes the most deadlocks: if there is no agreement, nobody can decide. Nor is it a good idea to give the same percentage to someone who will work full-time and someone who only contributes money or an idea, without any mechanism to balance it. Plan the split around what each person will contribute, not just what they contribute today.

5. Tratar el capital social como un trámite5. Treating share capital as a formality

La ley permite hoy constituir una sociedad limitada con muy poco capital, pero hacerlo tiene implicaciones: obligaciones adicionales mientras no se alcance el capital de referencia y una imagen de poca solvencia ante bancos y proveedores. Y si algún socio aporta bienes en lugar de dinero —un vehículo, maquinaria, una cartera de clientes—, esa aportación tiene que valorarse y documentarse correctamente.The law now allows a limited company to be set up with very little capital, but doing so has implications: additional obligations until the reference capital is reached, and an image of weak solvency with banks and suppliers. And if a partner contributes assets instead of money —a vehicle, machinery, a client portfolio—, that contribution must be properly valued and documented.

6. Confundir el nombre de la sociedad con la marca6. Confusing the company name with the brand

Obtener la denominación social en el Registro Mercantil no te da derechos sobre la marca comercial. Son registros distintos. Muchas empresas descubren, cuando ya han invertido en web, imagen y clientes, que otro tiene registrada su marca o una muy parecida. Comprueba la disponibilidad y registra la marca antes de lanzarte, al menos en las clases de productos y servicios que te interesan.Obtaining the company name at the Companies Register does not give you rights over the trade mark. They are separate registrations. Many companies discover, after investing in a website, branding and customers, that someone else has registered their brand or a very similar one. Check availability and register the trade mark before launching, at least in the classes of goods and services that matter to you.

7. Mezclar el patrimonio personal con el de la sociedad7. Mixing personal and company assets

Pagar gastos personales con la tarjeta de la empresa, sacar dinero de la cuenta de la sociedad sin documentarlo o prestarle dinero sin contrato son hábitos frecuentes en los primeros años. Además de complicar la contabilidad y la fiscalidad, debilitan la separación entre tu patrimonio y el de la empresa, que es precisamente una de las razones para constituir una sociedad.Paying personal expenses with the company card, taking money out of the company account without documenting it or lending it money without a contract are common habits in the first years. As well as complicating accounting and tax, they weaken the separation between your assets and the company's, which is precisely one of the reasons for setting up a company.

8. Desconocer las obligaciones del administrador8. Being unaware of a director's obligations

Ser administrador no es solo firmar. Implica formular las cuentas anuales y depositarlas, convocar las juntas cuando corresponde, llevar los libros obligatorios y actuar con diligencia y lealtad. En situaciones de pérdidas graves, la ley impone deberes concretos cuyo incumplimiento puede hacer al administrador responder con su propio patrimonio. Si además el administrador va a cobrar por su cargo, eso tiene que estar previsto en los estatutos.Being a director is not just about signing. It involves preparing and filing the annual accounts, calling general meetings when required, keeping the mandatory books and acting with diligence and loyalty. In situations of serious losses, the law imposes specific duties, and failing to meet them can make the director personally liable. And if the director is going to be paid for the role, that must be provided for in the articles.

9. Olvidar las obligaciones que llegan después9. Forgetting the obligations that come afterwards

Constituir la sociedad es solo el principio. Llegan las altas fiscales, la contabilidad, las licencias que exija tu actividad, el alta de los socios que trabajen en la empresa, la protección de datos de clientes y empleados y el resto de obligaciones de cumplimiento normativo. Dejarlas para «cuando haya tiempo» suele terminar en recargos o sanciones evitables.Incorporation is only the beginning. Then come tax registrations, bookkeeping, any licences your activity requires, registering the partners who work in the company, data protection for customers and employees and the rest of your regulatory compliance obligations. Leaving them for "when there is time" usually ends in avoidable surcharges or penalties.

Cómo evitarlosHow to avoid them

La forma más sencilla de evitar estos errores es dedicar una o dos reuniones, antes de ir al notario, a pensar la estructura con alguien que haya visto muchas empresas nacer y algunas complicarse. En Guimaes, nuestro equipo de asesoramiento legal revisa contigo la forma jurídica, redacta unos estatutos a la medida de lo que habéis acordado, prepara el pacto de socios y se encarga de la constitución. Y como la parte fiscal y la contable están en el mismo equipo, todo queda coordinado desde el primer día.The simplest way to avoid these mistakes is to spend one or two meetings, before going to the notary, thinking through the structure with someone who has seen many companies born and some run into trouble. At Guimaes, our legal advisory team reviews the legal form with you, drafts articles tailored to what you have agreed, prepares the shareholder agreement and handles the incorporation. And because tax and accounting sit in the same team, everything is coordinated from day one.

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