El próximo 1 de enero de 2026 entra en vigor para las empresas y autónomos una nueva forma de facturación, conocida como el Verifactu, el nuevo sistema de facturación verificable impulsado por la Agencia Tributaria. Se trata de uno de los cambios normativos más importantes de los últimos años para autónomos y empresas, ya que transformará la forma en la que se emiten, registran y conservan facturas.

En este artículo te explicamos, de forma clara y práctica, qué es, a quién afecta y cómo adaptar tu empresa para cumplir la normativa sin complicaciones.

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es el nuevo sistema de control diseñado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación utilizados por empresarios y profesionales.

El objetivo principal de este sistema es garantizar la integridad, veracidad, conservación y trazabilidad de todas las facturas emitidas, evitando manipulaciones o doble contabilidad. Esta medida asegura la transparencia y proporciona un mayor control fiscal automatizado.

Principales características del sistema

• Cada factura generará un registro informático que será inalterable, y contará con un código identificativo único.
• Las facturas se almacenarán en un formato que  impide su modificación o eliminación sin dejar rastro.
• La información de las facturas quedará sellada de forma segura y verificable.
• Los sistemas deberán permitir el envío automático de los registros de facturación a la AEAT.

Con esta normativa se persigue un estándar muy claro: facturación segura, trazable y no manipulable. Por tanto, todos los programas de facturación deberán estar homologados o certificados conforme al reglamento.

¿A quién afecta este nuevo sistema?

Según la Agencia Tributaria, Verifactu afectará a todos los empresarios y profesionales que estén obligados a emitir facturas por sus operaciones. Esto incluye tanto a personas físicas (autónomos) como jurídicas (sociedades y empresas).

• Autónomos que emiten facturas a clientes, independientemente de si son particulares o empresas.
• Sociedades mercantiles, sin importar su tamaño o volumen de facturación.
• Profesionales como abogados, arquitectos, asesores, etc. que facturen sus servicios.
• Entidades, comercios, talleres, academias y cualquier negocio que deba emitir factura completa y utilice software de facturación.

Si tu empresa emite facturas, Verifactu te afecta. La tendencia es que, en los próximos años, la mayoría de los contribuyentes adopten sistemas compatibles con Verifactu para garantizar la trazabilidad de sus operaciones.

¿Cuándo entra Verifactu en vigor y cuáles son los plazos de adaptación?

El 1 de abril de 2025 se publicó el Real Decreto 254/2025, por el que se aprobaba el Reglamento que establecía los requisitos para los software de facturación, siendo el 29 de julio de 2025 la fecha límite para los software.

• Para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, el plazo para adaptar sus programas de facturación es hasta el 1 de enero de 2026.

• Para el resto de los obligados tributarios (autónomos, pymes y otras entidades), el plazo límite se establece en el 1 de julio de 2026.

¿Y cuáles son las excepciones de esta obligación?

• Los territorios forales (que tienen sus propios sistemas).
• Las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII).
• Aquellos que no están obligados a emitir facturas.

Ventajas del sistema Verifactu para autónomos y empresas

Aunque Verifactu pueda percibirse inicialmente como una obligación más, lo cierto es que supone una oportunidad real para los negocios de mejorar la gestión, aumentar la transparencia y reducir riesgos. Estas son sus principales ventajas:

1. Más seguridad y transparencia fiscal

Verifactu garantiza la veracidad, trazabilidad e integridad de cada factura, evitando manipulaciones, duplicidades o alteraciones no registradas. Esto se traduce en mayor confianza frente a la Administración y en una reducción del fraude fiscal.

2. Menos errores y discrepancias contables

La automatización del registro y sellado de facturas minimiza errores humanos y evita diferencias entre la facturación real y las declaraciones tributarias, facilitando auditorías y revisiones.

3. Control en tiempo real de la actividad

Las empresas pueden disponer de una visión inmediata y fiable de su facturación y de sus impuestos derivados, lo que facilita la toma de decisiones y mejora la planificación financiera.

4. Ahorro de tiempo y costes administrativos

Al integrarse con software contable o sistemas de asesoría, se eliminan tareas manuales y repetitivas. Esto agiliza la presentación de impuestos y libera recursos para actividades de mayor valor.

5. Mayor confianza para clientes y proveedores

El cumplimiento con los estándares oficiales de verificación mejora la credibilidad del negocio y aporta seguridad en cada transacción, reforzando la relación con clientes y colaboradores.

6. Ventaja competitiva con el envío instantáneo

Aunque es voluntaria la parte del envío automático de facturas a la AEAT, puede agilizar validaciones, evitar incidencias en declaraciones y ofrecer un registro totalmente transparente que simplifica auditorías.

7. Impulso a la digitalización y modernización del negocio

La adopción de Verifactu acelera la transformación digital de las empresas, profesionaliza la gestión interna y mejora su imagen en el mercado

Riesgos de no adaptarse a tiempo

No preparar tu sistema de facturación para Verifactu a tiempo puede generar problemas legales, fiscales y operativos que afecten directamente al funcionamiento de tu negocio. Estos son algunos de los riesgos más relevantes:

• Posibles sanciones por incumplimiento: el Real Decreto 1007/2023 contempla penalizaciones económicas para las empresas y autónomos que no utilicen software que cumpla con los nuevos requisitos de verificación.
• Facturas sin validez para la Agencia Tributaria: los programas de facturación no adaptados podrían generar documentos que Hacienda no acepte, comprometiendo el registro correcto de las operaciones.
• Pérdida del derecho a deducir el IVA: si una factura no cumple con los estándares exigidos por la normativa, puede perder su validez fiscal y, con ello, la posibilidad de deducir el impuesto correspondiente.
• Problemas en la gestión contable y retrasos operativos: los sistemas no compatibles pueden provocar fallos en la integración con asesorías, errores en el traspaso de información o bloqueos en los procesos administrativos.

La mejor manera de evitar estos inconvenientes es anticiparse, revisar las herramientas actuales y realizar la transición a un software certificado antes de la fecha límite. Prepararse con tiempo garantiza una adaptación fluida y sin interrupciones en la actividad del negocio.

Opciones disponibles para cumplir con Verifactu

La primera opción es la aplicación Verifactu de la Agencia Tributaria, una herramienta gratuita que permite generar facturas electrónicas y enviar los registros directamente a la AEAT. Está pensada para autónomos y profesionales con un volumen reducido de facturas, ya que permite gestionar la facturación sin necesidad de adquirir un software adicional.

La segunda opción es optar por programas de facturación homologados. Para empresas con mayor volumen de operaciones, lo más recomendable es utilizar software de gestión y facturación compatible con Verifactu. Estos programas permiten enviar automáticamente los registros de facturación a la AEAT, garantizan la inviolabilidad de los datos y facilitan el trabajo conjunto entre cliente y asesoría.

El papel de las asesorías en la transición hacia Verifactu

La llegada de Verifactu convierte a las asesorías en un agente esencial para que empresas y autónomos se adapten correctamente al nuevo marco de facturación digital.

Más allá de explicar la normativa, acompañan al cliente en todo el proceso: desde la evaluación del software actual hasta la implantación de herramientas compatibles y certificadas.

La digitalización de los procesos contables permite, además, que la asesoría se integre directamente con los sistemas de facturación del negocio.

El resultado es un modelo de trabajo más seguro, eficiente y conectado, que aporta valor tanto para la asesoría como para la empresa y que garantiza una transición fluida hacia la nueva normativa.

¿Cómo te ayuda Guimaes a adaptarte a Verifactu?

En Guimaes trabajamos con software 100% compatible con Verifactu, y ya estamos acompañando a nuestros clientes en este proceso de adaptación. Te ayudamos a:

• Revisar tu sistema actual de facturación.
• Implantar herramientas compatibles con la normativa.
• Configurar el envío verificable de facturas.
• Digitalizar procesos contables y fiscales.
• Formar a tu equipo para trabajar con Verifactu desde el primer día.

Nuestro objetivo es que la transición sea rápida, sencilla y sin interrumpir tu actividad diaria. 

Ahora que quedan semanas para que entre en vigor una de las normativas más importantes en materia de facturación, es el momento de considerar Verifactu no solo como un requisito legal, sino como una herramienta que mejorará la gestión y el control de tu negocio.

Contacta con nosotros y empieza la adaptación a Verifactu de forma fácil y segura de la mano de profesionales dispuestos a ayudarte.